Prozessautomatisierung
Wir analysieren manuelle Abläufe, vereinfachen unnötige Schritte und verbinden Ihre Anwendungen. So entsteht Prozessautomatisierung mit klaren Regeln, nachvollziehbaren Übergaben und einem geregelten Umgang mit Ausnahmen.
Automatisierungspotenzial prüfen01 / Im Fokus
Wir dokumentieren Eingänge, Arbeitsschritte, Entscheidungen und beteiligte Personen. Doppelte Prüfungen und unnötige Übergaben werden hinterfragt. Ein klarer Zielprozess verhindert, dass bestehende Umwege nur schneller ausgeführt werden.
02 / Im Fokus
E-Mails, Formulare, CRM, ERP und interne Anwendungen werden über geeignete Schnittstellen verbunden. Wir definieren Feldzuordnung, führendes System und Zeitpunkt der Übertragung. Pflichtfelder, Dubletten und Zugriffsrechte gehören zur Planung.
03 / Im Fokus
Feste Regeln eignen sich für Aufgaben, Benachrichtigungen und Freigaben. KI kann ergänzen, wenn unstrukturierte Texte eingeordnet oder Dokumente ausgelesen werden. Ob Workflow-Automatisierung oder KI sinnvoll ist, entscheiden Aufgabe, Fehlerrisiko und laufender Aufwand.
04 / Im Fokus
Ein vollständiger Ablauf kennt auch fehlende Informationen, doppelte Vorgänge und nicht erreichbare Systeme. Wir planen Prüflisten, verantwortliche Personen, Statusmeldungen und sichere Wiederholungen. Verbindliche Kommunikation oder Buchungen benötigen definierte Freigaben.
05 / Im Fokus
Bearbeitungszeit, Nacharbeit und fehlgeschlagene Übergaben machen den Nutzen überprüfbar. Monitoring meldet relevante Störungen an vereinbarte Verantwortliche. Betrieb, Wartung und Änderungen der angebundenen Systeme werden im Projektumfang berücksichtigt.
06 / Im Fokus
Automatisierungen erhalten nur die erforderlichen Rechte. Zugangsdaten gehören in eine geeignete Geheimnisverwaltung, nicht in Workflow-Texte. Protokolle, Aufbewahrung und Löschung werden für den konkreten Prozess festgelegt.
Vor der Beauftragung klären
Der konkrete Umfang wird im Auftrag festgelegt. Diese Punkte beschreiben mögliche Arbeitsergebnisse und die Voraussetzungen für einen sinnvollen Einstieg.
Mögliche Einsatzfelder
Die Beispiele beschreiben mögliche Anwendungen. Ob sie zu Ihren Abläufen passen, prüfen wir anhand Ihrer Systeme, Daten und Anforderungen.
Formularanfragen übernehmen, zuständigen Personen zuweisen und Aufgaben anlegen. Unvollständige Datensätze werden zur Prüfung vorgelegt.
Dokumente erfassen, Angaben prüfen und Freigaben einholen. Die fachliche Buchungsentscheidung bleibt gesondert geregelt.
Freigegebene Daten zusammenführen, Berichte vorbereiten und bei definierten Ereignissen benachrichtigen.
Vorgehensweise
Wir vereinbaren Umfang, Qualitätskriterien und Zuständigkeiten, bevor wir den nächsten Schritt beginnen.
Häufigkeit, Aufwand und Ausnahmen des Ist-Prozesses erfassen.
Zielablauf, führende Datenquellen und Zuständigkeiten festlegen.
Schnittstellen und Workflows entwickeln und mit Testfällen prüfen.
Kontrolliert starten; Störungen und Verbesserungsbedarf auswerten.
Aufwand und Wirtschaftlichkeit
Eine belastbare Kalkulation folgt auf die gemeinsame Abgrenzung. Einrichtung, Lizenzen und laufender Betrieb werden getrennt betrachtet.
Annahmen im Wirtschaftlichkeitsmodell prüfen ↗Fragen zu Prozessautomatisierung
Ein konkreter Ablauf und eine Übersicht Ihrer Anwendungen reichen für den ersten Austausch.
Geeignet sind wiederkehrende Abläufe mit verfügbaren Eingabedaten und nachvollziehbaren Regeln: Datenübertragung, Lead-Verarbeitung, Reporting, Benachrichtigungen und Freigaben. Bei unstrukturierten Inhalten kann KI ergänzen; Ausnahmen benötigen einen definierten Bearbeitungsweg.
Wenn vermiedener Aufwand und weniger Nacharbeit die Einrichtung sowie den laufenden Betrieb rechtfertigen. Fallzahl, Fehlerfolgen und Prozessstabilität sind dafür ebenso wichtig wie die technische Machbarkeit.
Ja, sofern geeignete Schnittstellen und Berechtigungen verfügbar sind. Wir prüfen auch Datenformate, API-Limits und Lizenzbedingungen. Ein Ersatz wird nicht allein wegen einer Automatisierung vorausgesetzt.
Zuerst werden Nutzen, Umsetzungsaufwand und Risiken verglichen. Ein häufig wiederkehrender, stabiler und gut abgrenzbarer Ablauf ist meist ein sinnvoller Pilot. Komplexe Sonderfälle werden bewusst eingeplant.
Nein. Eindeutige Regeln lassen sich häufig ohne KI zuverlässiger und günstiger abbilden. KI wird eingesetzt, wenn Aufgaben wie Textverständnis oder Dokumentenklassifizierung sie rechtfertigen.
Ihr nächster Schritt
Beschreiben Sie uns Ihre Aufgabe. Im ersten Gespräch klären wir Bedarf, Möglichkeiten und einen sinnvollen nächsten Schritt.