01 / Im Fokus
Eingang und Dokumenttypen klären
Welche Formate kommen an, welche Felder werden gebraucht und wie häufig ändern sich Vorlagen? Wir grenzen den Anwendungsfall ab, bevor ein Extraktionsverfahren ausgewählt wird.
Dokumentenverarbeitung
Aus Dokumenten werden bearbeitbare Informationen.
Angebote, Rechnungen und Formulare enthalten Informationen, die häufig von Hand übertragen werden. Eine passende Dokumentenverarbeitung unterstützt Erfassung, Prüfung und Übergabe.
Dokumentenprozess besprechenSo greift es ineinander
Anfrage & Daten
Regeln & WorkflowAbgegrenzter Auftrag
Geprüfte Übergabe
Freigabe durch Ihr Team
- Für wen
- Teams, die Angaben aus Dokumenten manuell übertragen
- Das Ziel
- Ein geprüfter Ablauf von der Erfassung bis zur Übergabe
- Der Einstieg
- Dokumenttypen, benötigte Felder und Sonderfälle klären
02 / Im Fokus
Daten auslesen und prüfen
Texterkennung und KI können unstrukturierte Inhalte erschließen. Plausibilitätsregeln und definierte Prüfschritte helfen, fehlerhafte oder unvollständige Ergebnisse zu erkennen. Eine automatisierte Erfassung ersetzt keine fachliche Kontrolle.
03 / Im Fokus
Freigaben und Integration
Geprüfte Informationen werden an den vereinbarten Folgeprozess übergeben. Buchhaltung, CRM oder Dokumentenablage bleiben an die jeweiligen Zugriffs- und Freigaberegeln gebunden.
04 / Im Fokus
Ein repräsentativer Pilot
Für den Test werden geeignete, möglichst anonymisierte Beispieldokumente und klare Qualitätskriterien benötigt. Sonderfälle gehören ausdrücklich in die Auswertung. Danach lässt sich der Aufwand für den breiteren Einsatz einschätzen.
05 / Im Fokus
Vertrauliche Inhalte gezielt schützen
Datenarten, Anbieter, Speicherorte und Zugriffsrechte werden vorab geklärt. Für Tests werden möglichst anonymisierte Dokumente verwendet. Aufbewahrung, Löschung und fachliche Prüfung werden mit den Verantwortlichen abgestimmt.
Vor der Beauftragung klären
Was Sie erhalten. Was wir dafür brauchen.
Der konkrete Umfang wird im Auftrag festgelegt. Diese Punkte beschreiben mögliche Arbeitsergebnisse und die Voraussetzungen für einen sinnvollen Einstieg.
Mögliche Projektergebnisse
- Definierte Dokumenttypen und benötigte Datenfelder
- Geprüfter Erfassungsablauf mit Plausibilitätsregeln
- Übergabe an den vereinbarten Folgeprozess
Voraussetzungen für den Start
- Repräsentative, freigegebene Beispieldokumente
- Fachliche Regeln für Pflichtfelder und Freigaben
- Zugang zum vorgesehenen Zielsystem
Mögliche Einsatzfelder
Konkrete Aufgaben für Ihr Unternehmen.
Die Beispiele beschreiben mögliche Anwendungen. Ob sie zu Ihren Abläufen passen, prüfen wir anhand Ihrer Systeme, Daten und Anforderungen.
Rechnungen
Benötigte Felder für Prüfung und Freigabe erfassen.
Formulare
Wiederkehrende Angaben in strukturierte Datensätze überführen.
Angebote
Informationen für einen fachlichen Vergleich vorbereiten.
Vorgehensweise
Ein klarer Weg zur Umsetzung.
Wir vereinbaren Umfang, Qualitätskriterien und Zuständigkeiten, bevor wir den nächsten Schritt beginnen.
- 01
Abgrenzen
Formate, Felder und Zielsystem festlegen.
- 02
Erproben
Repräsentative Dokumente inklusive Sonderfällen prüfen.
- 03
Integrieren
Geprüfte Daten an den vereinbarten Folgeprozess übergeben.
Aufwand und Wirtschaftlichkeit
Was die Kosten bestimmt.
Eine belastbare Kalkulation folgt auf die gemeinsame Abgrenzung. Einrichtung, Lizenzen und laufender Betrieb werden getrennt betrachtet.
Annahmen im Wirtschaftlichkeitsmodell prüfen ↗- Dokumentenvielfalt, Qualität und Zahl der Felder
- Volumen, Prüfaufwand und Modell- oder OCR-Nutzung
- Anbindung, Aufbewahrung und laufender Betrieb
Fragen zu Dokumentenverarbeitung
Vor einer Entscheidung.
Ein konkreter Ablauf und eine Übersicht Ihrer Anwendungen reichen für den ersten Austausch.
Welche Dokumente sind geeignet?
Rechnungen, Angebote und Formulare sind typische Kandidaten. Format, Lesbarkeit und wechselnde Vorlagen beeinflussen die Qualität. Ein Pilot mit repräsentativen Dokumenten zeigt die Grenzen.
Wer prüft unsichere Ergebnisse?
Dafür wird ein fachlich verantwortliches Team festgelegt. Fehlende oder unplausible Felder werden vor der Weitergabe geprüft. Automatische Extraktion ersetzt keine fachliche Freigabe.
Wie werden die Ergebnisse weiterverarbeitet?
Über eine passende Schnittstelle an CRM, ERP oder eine interne Anwendung. Datenmodell, Zugriffe und Freigaben werden vorab abgestimmt.
Ihr nächster Schritt
Welcher Ablauf soll einfacher werden?
Beschreiben Sie uns Ihre Aufgabe. Im ersten Gespräch klären wir Bedarf, Möglichkeiten und einen sinnvollen nächsten Schritt.